Трудовой договор в 2025 году: новые правила и работа в 1С

Отношения, существующие между сотрудником и работодателем, закрепляются особым контрактом — трудовым договором. В этой статье поговорим о его разновидностях и о том, как в 2025 г. правильно оформлять, продлевать, а также отслеживать трудовые договоры. 

Какие бывают трудовые договоры?

Российское законодательство предусматривает несколько видов, которые классифицируются по ряду параметров. Оформление каждой разновидности будет иметь свою специфику.  

Классификация по срокам трудовых договоров

Заключается на конкретный временной период. Оснований для его заключения может быть более двадцати — их перечень указан в 59 статье Трудового кодекса Российской Федерации, и работодатель выйти за пределы этого списка не имеет права: в ином случае договор не будет являться надлежаще оформленным.

• Бессрочный договор

Оформляются чаще всего. В этом случае срок заключения трудового договора является неопределенным — прекращение трудового договора производится не по причине завершения конкретного временного периода, а исходя из оснований, содержащихся в Трудовом кодексе.

Специальные договоры

Данный тип договора касается осуществления удаленной (дистанционной) деятельности; его регулирует гл. 49.1 Трудового кодекса.

• Совместительство

Такой договор заключают, когда сотрудник во время, свободное от его основной деятельности, осуществляет дополнительную работу. Регламентирует совместительство гл. 44 Трудового кодекса.

• Комбинированный

Представляет собой комплекс дистанционного договора и совместительского; в нем обязательно должен быть прописан график работы. Оформление комбинированных договоров производится в соответствии со ст. 312 ч. 1 Трудового кодекса.

• Краткосрочный

Такой трудовой договор с работником может заключаться максимум на два месяца, а также предполагать надомную или сезонную работу.

От вида договора зависят те поля, которые будут заполняться в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.

Неправильное оформление: штрафы и примеры типичных ошибок

За ошибки в оформлении трудовых договоров на работодателя накладывается наказание в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Самое строгое будет вменяться за уклонение от заключения письменного трудового договора; менее жесткие штрафы накладываются за отсутствие в тексте договора обязательных условий, а также за наличие в нем требований, которые негативно сказываются на положении сотрудника, и в случае, если условия трудового договора идут вразрез с актуальными нормативно-правовыми указаниями. Допущенные нарушения могут привести к аннулированию и расторжению трудового договора.

Размеры штрафов в 2025 году:

• 5000-10 000 руб. — если он является индивидуальным предпринимателем;
• 10 000-20 000 руб. — при нарушении трудового законодательства должностным лицом;
• 50 000-100 000 руб. — если работодатель, неправильно оформивший трудовой договор, действует как юридическое лицо;

Нарушение, допущенное повторно, приводит к увеличению штрафов до 200000 руб. Предполагается, что минимизировать количество нарушений в сфере трудового законодательства поможет профилирование — новая практика, которая введена трудовой инспекцией с 01.01.2025 г. В соответствии с ней всем работодателям будет присваиваться уровень риска и их будут проверять органы контроля.

Порядок оформлении трудовых договоров: частые ошибки

Представитель работодателя, ответственный за кадровое делопроизводство, может допустить ошибку в определении трудовой функции: например, указать в трудовом договоре должность, которой нет в штатном расписании компании, недостаточно точно сформулировать обязанности или внести льготную должность, наименование которой не соответствует справочнику. 

Нередко допускаются в договорах ошибки относительно условий труда, которыми будут считаться в том числе устаревшие данные спецоценки, отсутствие описания класса трудовых условий либо указание размера компенсации, который не соответствует классу вредности.

Ошибки могут содержаться и в пунктах трудового договора, касающихся оплаты труда. Если в договоре не указан точный размер оклада или дата оплаты зарплаты, либо договор ссылается исключительно на штатное расписание, а не на точную сумму, — это тоже будет считаться некорректным оформлением.

Что обязательно должно быть в договоре

Стороны

Заключение трудового договора в 2025 г. требует обязательного указания в верхней части документа информации о сторонах:

1. О работодателе (точное наименование, данные должностного лица и того документа, на основании которого он действует, а также индивидуальный налоговый номер. Если работодатель является физлицом, то нужно будет указать ФИО, адрес, реквизиты);

2. О сотруднике (те же, что и у работодателя-физического лица).

Дата

В трудовом договоре обязательно должна быть указана дата его заключения — начиная с нее действуют обязанности и права обеих сторон, указанных в договоре, а также начисляется стаж, осуществляется учет рабочего времени и начинается отсчет времени для расчета отпуска. Важно: дата начала работы может отличаться от той даты, на которую был заключен трудовой договор.

Место

Если работник оформлен дистанционно, то в качестве места его работы рассматривается его фактическое местонахождение. Если с ним заключен срочный, бессрочный или иной специальный договор, то в нем указывается только само место работы, однако если предполагается работа в структурном подразделении в иной местности, а также если за работу в представительстве или филиале будут положены некие льготы — необходимо указывать, помимо места работы, еще и структурное подразделение.

Трудовая функция

Под этим термином подразумевается та деятельность, которую будет осуществлять согласно трудовому договору сотрудник. Необходимо точно указать название должности (в соответствии со штатным расписанием), специальность работника, а в некоторых случаях — и определенный для него тип работ. Льготные должности указываются соответственно профстандарту либо справочнику квалификации.

Оплата труда

В трудовом договоре должны содержаться следующие данные:

1. Гарантированная часть оплаты — при ее расчете необходимо отталкиваться от минимального размера оплаты труда и учитывать, что указывать придется размер ставки или оклада в точной сумме в рублях;

2. Переменная составляющая — к ней относятся доплаты, премии, надбавки, поощрения и компенсации; условия их получения, а также размер прописываются в локальной документации;

3. Сроки оплаты в виде конкретных дат, причем между выплатами должны быть одинаковые промежутки, и оплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца.

Режим отдыха и труда

В трудовом договоре указывается один из двух типов режимов труда и отдыха, установленных законодателем, — это стандартный, который соответствует внутренним правилам и имеет обычный рабочий график, и особый: он используется, если режим работы отклоняется от обычного. В последнем случае правила заключения трудового договора предполагают наличие в нем следующей информации:

1. Количество рабочих часов в неделю;

2. Число выходных дней;

3. Время начала рабочего дня и его завершения;

4. Обеденные и прочие перерывы.

Характер работы

Законодательство предполагает несколько разновидностей характера работы; в соответствии с ними могут назначаться специальные компенсации. 

1. Подвижная работа предполагает осуществление трудовой деятельности в разнообразных местах;

2. Разъездная деятельность включает периодические выездные работы для осуществления рабочих обязанностей;

3. “В пути” — такая работа предполагает, что сотрудник будет совершать трудовую деятельность в то время, пока он направляется к месту своей работы;

4. Работы прочего характера могут отличаться спецификой осуществления трудовой деятельности, которая конкретизируется в трудовом договоре.

Условия труда

Трудовой договор имеет еще одну особенность: он должен отражать результаты спецоценки указанием классов трудовых условий с 1 по 4 (оптимальные, допустимые, вредные, опасные). У вредных условий труда также должен быть указан соответствующий подкласс.

Если условия труда соответствуют классам 3 или 4, то в трудовом договоре должны содержаться характеристики негативных факторов, а также компенсации для работника в виде доплаты, дополнительных выходных дней или отпусков, сокращения длительности рабочей недели.

Соцстрахование

Законодатель требует от работодателя в обязательном порядке предоставлять каждому сотруднику медицинское и пенсионное страхование, а также страхование по безработице, от несчастного случая, по причине материнства или частичной (временной) нетрудоспособности.

Дополнительные условия

Среди дополнительных условий могут указываться:

• Наличие испытательного срока — это требование необязательно, но если пункт о нем вносится в трудовой договор, то необходимо помнить, что срок испытания не может составлять более трех месяцев для обычных сотрудников и более шести — для руководящего звена, а также что его нельзя применять в отношении отдельных категорий сотрудников.
• Неразглашение — используется, если в компании соблюдается коммерческая тайна. В соответствии с этим допусловием требуется уточнить список сведений, в адрес которых необходимо обеспечение конфиденциальности, срок соблюдения, а также меры, которые будут предприняты в случае разглашения.
• Местоположение: трудовой договор может уточнять локацию, на территории которой работник должен осуществлять свою трудовую деятельность.

Если работник принимается в организацию для дистанционного выполнения работы — в его адрес будут действовать положения статьи 3.212 Трудового кодекса, в частности, касающиеся использования предусмотренных работодателем программного обеспечения, техники или средств обеспечения конфиденциальности.

Обязанности и права сотрудника могут быть уточнены содержанием конкретного трудового договора, однако это не значит, что можно применять нелегальные санкции, ограничивать конституционные права или предоставлять условия хуже, чем требует Трудовой кодекс.

Что делать, чтобы не нарушить ТК?

• Использовать утвержденные формы трудовых договоров;
• Учитывать изменения законодательства;
• Применять только актуальные шаблоны и формы трудовых договоров;
• Своевременно настроить напоминания в 1С о необходимости продления;
• Обращаться в “Софт-Юнити”, если потребуются внешние печатные формы или консультации.

Как оформляется трудовой договор в 1С:ЗУП 8.3

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 встроены возможности осуществления кадрового учета, предполагающие в том числе и инструменты для оформления трудовых договоров. Посмотрим, как в данной конфигурации будут оформляться срочные трудовые договора.

1. Регистрация

Перед оформлением нужно зарегистрировать сотрудника: это делается через вкладку “Сотрудники” в разделе “Кадры”. Новый сотрудник добавляется через кнопку “Создать”; после этого заполняется информация по его карточке, определяется организация, в которую он принимается, и назначается табельный номер. 

Если сотрудник уже есть в базе — новую учетную запись формировать не потребуется. Карточку сотрудника можно найти через поиск.

2. Прием

На вкладке “Прием на работу” (находится в том же разделе — “Кадры”) соответствующей кнопкой создается новая карточка. Далее уточняется организация приема и выбирается учетная запись. Важно: на этом этапе необходимо будет уточнить дату, с которой сотрудник принят на работу.

Далее настраивается срочность: для этого необходимо зайти в “Трудовой договор”, выбрать “Срочный” и уточнить дату завершения действия.

На этом этапе вносится должность, подразделение, тип занятости, а также длительность испытательного срока (если таковой предусмотрен работодателем).

4. Настройка оплаты

Необходимо уточнить способ, которым сотруднику будет начисляться оплата, — она может быть сдельной или повременной. Это делается на вкладке “Оплата труда”. Также на данном этапе заполняется рабочий график, тип расчета взносов и налогов.

5. Настройка печатных форм

Чтобы подготовить к печати формы трудового договора, нужно зайти в “Кадры”, уточнить сотрудника, выбрать тип договора и сформировать его печатную версию. Аналогичным образом формируются и дополнительные соглашения.

6. Работа с приказами

Выберите “Прием на работу” — “Печать” — “Приказ Т1”. Программа сама подготовит документ, который вы сможете отправить на печать или переслать в электронной форме. Во втором случае, если используется система электронного оборота документов, работник сможет поставить свою подпись в онлайн-режиме без необходимости распечатывания.

Как продлить срочный договор

Действие трудового договора может быть продлено по ряду причин, в частности — по причине окончания срока действия. В программе это можно сделать двумя способами: оформлением продления или переводом на бессрочный. 

1. Оформление продления делается через “Кадры” — “Кадровые документы” — “Продление” — “Создать”.

Далее нужно определить сотрудника, трудовой договор с которым будет продлеваться, указать реквизиты, поставить новую дату и основания продления. Если трудовые условия меняются — то оформление перевода делается через “Кадры” — “Переводы” — “Создать”; в появившемся окне нужно определить организацию, работника, основания для продления и новую дату окончания договора.

Вариант с продлением подойдет в случае с сезонными работами или продлением проекта.

2. Правила трудового договора предполагают возможность перевода на бессрочный — это происходит автоматически, если сотрудник продолжает трудиться после того, как истек срок действия его трудового контракта.

Перевод на бессрочный отражается в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 следующим образом:

1. Выберите “Все кадровые документы” в “Кадрах”;

2. Зайдите в файл “Продление”;

3. Уберите галочку в “Дате окончания”;

4. Поменяйте статус в типе договора на бессрочный.

Как отследить истекающие договоры

1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 предоставляет инструменты для автоматического отслеживания истекающих договоров. Чтобы настроить напоминания, нужно перейти в соответствующий подраздел из “Настроек”, поставить уведомление и указать, за какой период до момента завершения действия трудового договора оно должно напоминать о необходимости продления.

Также контролировать истекающие договоры можно через “Кадровые отчеты” (находятся в разделе “Кадры”). Чтобы отразить в отчете работников, у которых заканчивается действие трудового договора, выберите в “Кадровых отчетах” “Штатные сотрудники” и отметьте фильтр “Дата окончания” в графе “Поля и сортировка”.

Использование механизмов отслеживания позволяет автоматизировать контроль за истекающими договорами и избежать нарушений законодательства.

Корректное оформление работы по трудовому договору необходимо для того, чтобы защитить работника от нарушений его прав, а предприятие — от проверок и штрафов. Работа в программном продукте 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 упрощает соблюдение трудового законодательства — в случае, если система настроена правильно. Если вы не уверены в настройках, есть вопросы по интеграции 1С:ЗУП с другими продуктами, — обратитесь к специалистам “Софт Юнити”, и они вам помогут.